販売管理の基本は受注・出荷・売上

そもそも、販売管理とはなんでしょうか。簡単に言ってしまえば、モノやサービスを売る業務を管理することです。まずは、モノを売るときの簡単な流れを見てみましょう。

①受注業務

お客様から注文を受けます。

②出荷業務

注文されたモノをお客様に送り届けます。

③売上業務

注文通りのモノをお客様に提供できたら、売上を計上します。

これが、お客様から受注をいただいて、注文通りのモノを渡して、売上を計上するまでの流れです。しかし、実際の業務を思い浮かべてみると、これだけではいろいろと足りない気がしませんか？

「何をどう売るか」で販売の流れは異なる

ひとくちに販売管理といっても、業種や会社によって、細かい業務の流れは違います。

例えばオーダーメイドの服や一品ものの機械を売る場合、お客様から注文をいただいてから、その注文に合ったモノを設計・製造します。1つ1つの注文ごとに売るモノが違うので、もちろん値段も異なります。そのため、受注前にお客様がどんなものをお求めになっているかを伺い、価格の見積を出す必要があります。見積内容にお客様が納得し、正式な注文をしてくださってはじめて"受注"になる、つまり、受注業務の前に「見積業務」が発生するのです。

ちなみに、モノではなく"サービス"を売る会社でも、同じように見積業務をする場合があります。例えばシナプスイノベーションのようなソフトウェア開発業では、お客様がどのようなソフトウェアを求めておられるか、ご要望を伺ってから見積を出します。

一方、モノを作って売る製造業でも、受注量を見込んで製品を作り、注文がきたら出荷するという流れで販売を行っている会社であれば、受注前にあらかじめ価格が決まっています。このときには見積業務は発生しません。

「納期回答」と「与信管理」

販売管理の中には、「納期回答」と「与信管理」という業務もあります。

注文に対して、納品できる数と時期を管理するのが「納期回答」です。注文されたモノをいつ提供できるかを把握し、お客様にお伝えする重要な業務です。

「与信管理」では、お客様の信用度合いを管理します。そのお客様は、代金をきちんと支払ってくれる、信用できる相手なのか？万が一、お客様が倒産して代金を受け取れないようなことにはならないか？そのお客様には信用上いくらまでなら売ってもいいのか、今いくら受注しているのか、過去に売った分の支払はどうなっているのかを管理します。

"販売"はモノとお金の流れの一部

売上業務を行えば、会計上の売上は計上できます。しかし、お客様から実際に代金をいただくのは別の業務です。そこまでの流れはどのようになるのでしょうか。

基幹システムでは、会社がモノやサービスを提供する一連の業務を、次の5つに分けることが多いです。

「販売管理」...受注業務、出荷業務など

「購買管理」...発注業務、入荷業務など

「在庫管理」...受払業務、棚卸業務など

「債権管理」...売掛金未収業務、請求業務、回収業務など

「債務管理」...買掛金未払業務、支払業務など

代金の回収は、債権管理の業務として行います。売上計上の都度または決められた期間の売上をまとめてお客様に請求する「請求業務」、請求後に代金を回収する「回収業務」などが債権管理業務に含まれます。回収は銀行口座への振込や手形などで行うのが一般的です。

さて、5つの分類をご覧になって気づいた方もいらっしゃるかと思います。実は、販売管理はそれだけで独立したものではなく、モノとお金の流れの中で、他の業務と密接につながっているのです。

販売管理システムで、PDCAを効率化

大量のモノやサービス、そしてお金の流れ。すべてを人間のアタマで管理するのは大変ですよね。そこで登場するのがシステムです。

販売管理システムは、基本となる「受注業務」や「売上業務」に加え、「見積業務」「与信管理業務」など、企業がモノを売るために必要な機能を多数備えています。それだけではなく、経営者目線で効率的な販売活動を行うために、販売計画を設定する機能、販売計画と実績の差異を分析する機能など、販売業務のPDCAを管理するための機能を搭載したシステムもあります。

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